Een offerte wordt aangemaakt wanneer klanten interesse hebben in uw product en hiervan een prijs opvragen. In een offerte wordt vervolgens onder andere de betalingsconditie, kortingen en de vervaldatum vastgelegd. Vanuit dit scherm kunt u:
Opmerking: Informatie omtrent de artikelen in offertes, zoals omschrijvingen en verkoopprijzen, kunnen worden gehaald uit Exact Synergy Enterprise of Exact Globe. In de verkoopprijzen van artikelen welke worden gehaald uit Exact Globe wordt de korting uit prijslijsten of prijsafspraken meegenomen. Om de informatie van de artikelen uit Exact Globe te halen, dient u de optie Artikel prijzen uit back office aan te zetten in de instellingen via Klanten/Inrichting/Overige/Instellingen.
Iedereen kan een offerte aanmaken. Echter om een offerte aan te passen dient u te voldoen aan de volgende criteria:
Meer informatie:
Hou rekening met: Alle velden met een "!" zijn verplicht.
Opmerking: U kunt alleen offertes bewerken met de status Open.
Opmerking: U kunt alleen offertes verwijderen met de status Open.
Hou rekening met:
Hou rekening met: Dit is alleen beschikbaar wanneer de Word merge instelling op de Document: Instellingen pagina is aangevinkt. Voor meer informatie, zie Documentinstellingen. Deze instelling is alleen beschikbaar voor bestaande gebruikers die naar product update 250 of hoger zijn gegaan. Vanaf product update 250 is de Openen in MS Word knop vervangen door de knop Offerte maken.
Klik hier om een nieuwe of een bewerkte offerte te bewaren.
Klik hier om de offerte te verwijderen. Er zal vervolgens een melding verschijnen “Weet u zeker dat u dit gegeven wilt verwijderen?”. Klik vervolgens op OK om de offerte te verwijderen of op Annuleren om het proces te beëindigen. Deze knop is alleen beschikbaar wanneer u een bestaande offerte bewerkt.
Klik hier om de samengevoegde offerte te bekijken in Microsoft Word. Deze knop is alleen beschikbaar wanneer u de eigenaar bent van de offerte of wanneer u de manager van de eigenaar bent. Wanneer er nog geen template is gedefinieerd dan zal de melding "Selecteer eerst een template" verschijnen.
Opmerking: In product update 250 is deze knop vervangen door de knop Offerte maken. Voor bestaande gebruikers is dit echter nog steeds mogelijk in product update 250 wanneer de Word merge instelling op de Document: Instellingen pagina is uitgevinkt. Voor meer informatie, zie Documentinstellingen.
Klik hier om een offerte te genereren via de Word merge functionaliteit. Voor meer informatie, zie How-to: Generating quotations using Word Merge.
Opmerking:
Klik hier om de offerte te converteren naar een verkooporder in Exact Globe Next. Deze knop is alleen beschikbaar wanneer de instelling Omzetten naar verkooporder in back office in de sectie Offerte in Klanten? Inrichting ? Overige ? Instellingen is aangevinkt en u beschikt over functierecht 740 - Allows to convert quotations to back office sales orders. Voor meer informatie, zie How-to: Converting quotations to sales orders in Exact Globe Next.
Opmerking: Zodra een offerte is geconverteerd naar een verkooporder wordt de status van de betreffende offerte automatisch aangepast naar Gewonnen. U kunt de verkooporder bekijken via de link Verkoopordernummer op de offertekaart. De verkooporder kan ook worden bekeken in Exact Globe Next.
Klik hier om deze pagina te sluiten.
In deze sectie kunt u de relevante en verplichte informatie definiëren bij het aanmaken of bewerken van een offerte. Deze gegevens kunnen niet worden gewijzigd voor offertes met de status Gewonnen.
Dit nummer wordt door Exact Synergy Enterprise gegenereerd. Deze is niet te bewerken. Voor meer informatie kunt u het document Definiëren van instellingen voor relaties raadplegen.
Vul hier een relatie in of selecteer deze via het vergrootglas. Vervolgens kunt u een offerte aanmaken voor deze relatie. U kunt verschillende relatietypen selecteren. Alleen Bank, Medewerker, Divisie en Leverancier zijn niet te selecteren. Dit is een verplicht veld. Voor meer informatie kunt u het document Aanmaken en bewerken van relaties raadplegen.
Vul een contactpersoon in of selecteer deze via het vergrootglas, deze zal nu worden gekoppeld in de offerte. De beschikbare contactpersonen zijn afhankelijk van de geselecteerde relatie. Voor meer informatie kunt u het document Aanmaken en bewerken van contactpersonen raadplegen.
Vul de valuta in of selecteer deze via het vergrootglas. De offerte wordt vervolgens gemaakt op basis van deze valuta. Dit is een verplicht veld. Voor meer informatie kunt u het document Modifying Currency raadplegen.
Het volgende is van toepassing bij dit veld:
Vul een betalingsconditie in of selecteer deze via het vergrootglas. Standaard zal de betalingsconditie worden getoond welke is gedefinieerd op de relatiekaart in de sectie Financieel. Voor meer informatie kunt u het document Creating Payment Condition raadplegen.
Vul hier de referentie voor de klant.
Klik op de hyperlink om de verkooporder te bekijken die is aangemaakt voor de betreffende offerte. Dit is alleen van toepassing op offertes met de status Gewonnen.
Selecteer de status van de offerte welke u wilt aanmaken. U kunt kiezen uit Open, Verloren en/of Gewonnen.
Vul hier de naam in van de medewerker of selecteer deze via het vergrootglas. Aan deze medewerker zal de offerte worden gekoppeld. Voor meer informatie kunt u het document Aanmaken en bewerken van medewerkers raadplegen.
Opmerking: Wanneer u een offerte aanmaakt, dan zult u standaard worden aangewezen als eigenaar. Echter als aanmaker kunt u zelf ook iemand anders als eigenaar aanwijzen.
Vul de vervaldatum in of selecteer deze via de agenda. Dit is een verplicht veld.
Selecteer hier een template welke gebruikt kan worden voor het aanmaken van de offerte. Het is mogelijk om de offerte templates op te slaan als een document (.docx)bijlage. Een opgeslagen document is alleen beschikbaar wanneer het is van het type offerte template en wanneer het geen (0) of één (1) bijlage bevat. De volgende meldingen kunnen verschijnen wanneer u klikt op de knop Openen in MS Word:
Exact Synergy Enterprise zal een controle uitvoeren om te kijken of de bijlage niet groter is dan is toegestaan.
Opmerking: Tags welke HTML codes of afbeeldingen bevatten en zijn toegevoegd in de offerte regels zullen niet worden samengevoegd. Daarnaast worden ook Tags welke zijn toegevoegd in de Microsoft Word's header en footer secties niet samengevoegd. Voor meer informatie kunt u het document How-to: Creating Quotation Template raadplegen.
Vanaf product update 250 is dit veld niet beschikbaar. Voor bestaande gebruikers is dit echter nog steeds mogelijk in product update 250 wanneer de Word merge instelling op de Document: Instellingen pagina is uitgevinkt. Voor meer informatie, zie Documentinstellingen.
Vul hier de verkoopkans in of selecteer deze via het vergrootglas. Deze zal aan de offerte worden gekoppeld. De te selecteren verkoopkansen zijn afhankelijk van de geselecteerde relatie. Voor meer informatie kunt u het document Aanmaken en bewerken van verkoopkansen raadplegen.
Vul het project in of selecteer deze via het vergrootglas om deze te koppelen aan de offerte. Voor meer informatie kunt u het document Aanmaken en bewerken van projecten raadplegen.
Deze sectie toont het totaal geoffreerde bedrag de eventuele korting.
De bedragen van alle artikelen zullen automatisch bij elkaar worden opgeteld.
De korting voor elk artikel zal automatisch bij elkaar worden opgeteld.
Klik hier om alle samengevoegde offertes te bekijken. Alleen de documenten welke gekoppeld zijn aan deze relatie en welke van het type Sales Quotation zijn worden getoond. Voor meer informatie kunt u het document Overzicht Activiteit - Historie raadplegen.
Opmerking: Dit is alleen beschikbaar wanneer u een bestaande offerte bewerkt.
In deze sectie kunt u de informatie over de artikelen plaatsen. Dit is op basis van het aantal, eenheid, korting, kortingsbedrag en het totale bedrag. Door op het rode kruis te klikken kunt u het artikel verwijderen. Wanneer u wilt zoeken naar artikelen dan gebruikt u de F2 toets. De kolom Prijslijst is alleen beschikbaar wanneer de instelling Artikel prijzen uit back office op de Relaties: Instellingen pagina is aangevinkt. Voor meer informatie, zie Definiëren van instellingen voor relaties.
De artikelen welke u kunt selecteren dienen te voldoen aan de volgende criteria:
De omschrijving van het artikel is gebaseerd op het land van de relatie. Wanneer er geen land-specifieke artikel omschrijving is gedefinieerd wordt de omschrijving van Wereld gebruikt. Voor meer informatie kunt u het document Creating and Modifying Items raadplegen.
Geef het aantal op voor de artikelen in de offerte.
Deze kolom toont de eenheid van het betreffende artikel.
Geef de verkoopprijs voor het artikel op. Standaard zal de verkoopprijs worden gebaseerd op het land van de relatie. Wanneer er geen land-specifieke eenheidsprijs is gedefinieerd voor land dan zal de prijs voor Wereld worden gebruikt. Voor meer informatie kunt u het document Creating and Modifying Items raadplegen. U kunt op Verwijderen klikken om de betreffende artikelen te verwijderen uit de offerte.
Opmerking: Het aantal decimalen voor de waarden is gebaseerd op de precisie die voor de betreffende valuta is gedefinieerd bij Prijzen in de sectie Precisie in menupad Financieel ? Inrichting ? Algemeen ? Valutasoorten.
Heeft het kortingspercentage op voor het betreffende artikel in de offerte.
Hier kunt u het bedrag aan korting opgeven voor de betreffende artikelen in de offerte. De waarde wordt berekend aan de hand van: Kortingsbedrag per artikel x Aantal.
Deze kolom toont het bedrag voor de betreffende regel. Dit bedrag wordt als volgt berekend: [Verkoopprijs x (100 - Korting%) / 100] x Aantal.